1  Voordelen en beperkingen van kengetallen

Uw uitdaging

Er is een overvloed aan bedrijfsdata binnen handbereik, altijd en overal beschikbaar. Juist deze overvloed maakt het nodig snel inzicht te krijgen en overzicht te houden. Kengetallen zijn hiervoor een uitstekende oplossing. Met geconcentreerde informatie geven ze dit inzicht en overzicht.

Kengetallen bevatten niet alleen financiële informatie. Steeds meer wordt het verband tussen financiële resultaten en de bedrijfsvoering gelegd. Daarom zijn de meeste kengetallen niet financieel meer, maar gaan over marketing of innovatie.

Nut van kengetallen

Kengetallen communiceren met weinig gegevens veel inzicht en overzicht. Dit bereiktu door data sterk samen te vatten en/of door de kengetallen goed te kiezen. Maar vaak blijken aan het samenvatten grenzen zitten; kengetallen worden nietszeggend. Belangrijkst is dus de kengetallen goed te kiezen.

Flexibele vorm

Een kengetal kan de vorm hebben van:

• een verhoudingsgetal (a is b% van c),

• een ontwikkeling in de tijd (omzet periode d is e% meer dan vorige periode) of

• een absoluut getal (omzet is € f).

Verhoudingsgetallen zijn heel krachtig als zij een verhouding geven tussen een resultaat en de daarvoor benodigde inspanning, zoals de verhouding tussen omzet en marketingkosten.

Belangrijke aktiviteiten volgen

Van alle aktiviteiten in uw bedrijfsproces heeft u informatie om ze te volgen. De belangrijke aktiviteiten hiervan kunt u in de kengetallen laten terugkomen. Belangrijk zijn meestal marketing (omdat omzet vaak het grootste knelpunt is), het bedrijfsproces (omdat dat de kern van het bedrijf is) en innovatie (omdat hiermee de toekomst veilig gesteld wordt).

Kengetallen kiezen kan op verschillende manieren;

• de grootste posten uit de resultatenrekening en de balans,
• passend bij het bedrijfstype,
• meten van uitvoering van strategie,
• persoonlijke voorkeuren volgen.

Wat als kengetal slecht is?

Vrijblijvend is de keuze van kengetallen niet. Als een verkeerd kengetal gekozen wordt, kunnen verkeerde beslissingen en bijsturingsakties genomen worden. Sommige organisaties bijvoorbeeld beoordelen en belonen medewerkers op basis van omzet, terwijl hun kengetallen sturen op netto-winst. Risico; goede omzet, maar weinig winst.

Ondanks de voordelen hebben kengetallen ook beperkingen.

Meetbaar?

Fysieke en financiële feiten zijn goed meetbaar, maar opinies en verwachtingen laten zich moeilijk in cijfers vangen, juist omdat ze subjectief zijn. Toch zit er weinig anders op dan bijvoorbeeld klanttevredenheid met scores te meten. Houd er bij de interpretatie echter rekening mee dat het beeld onjuist kan zijn. Gebruik daarom naast 'Klanttevredenheid' een kengetal dat gebaseerd is op feiten, bijvoorbeeld 'Verloop onder klanten'.

Normen nodig

Een kengetal geeft de werkelijkheid weer, maar interpretatie en beoordeling is vaak pas mogelijk als u het vergelijkt met een norm. Er zijn veel bronnen voor normen; vorig jaar, budget, concurrentie, branche-gemiddelde, wetgeving, eigen ambitie.

Gemiddelden nietszeggend

Vaak wordt gerekend met gemiddelden, maar gemiddelden verbergen positieve en negatieve uitschieters. Die uitschieters behoeven ook aandacht. Als u bijvoorbeeld 1000 artikelen voert en als kengetal 'Brutomarge in % van de omzet' kiest, dan heeft u snel overzicht, maar het is slechts een gemiddelde van 1000 artikelen. Als u het kengetal aanvult met het ondersteunend kengetal 'Aantal artikelen waarvan de brutomarge meer dan 10% afwijkt van de gemiddelde marge', dan weet u hoeveel artikelen het opvallend goed of opvallend slecht doen. Hoedt u dus voor gemiddelden, want u kunt er geen aktie op ondernemen; gemiddelden signaleren slechts.

Geen verklaring of oplossing

Een kengetal signaleert. Maar het biedt geen verklaring. En mogelijke oplossingen voor een ongunstig kengetal blijken er ook niet uit. In de praktijk betekent dit dat kengetallen vergezeld gaan van diagnostische kengetallen (voor de verklaring) en een afweging van mogelijke oplossingen.

Niet teveel informatie

De meeste kengetallen bestaan uit een teller en een noemer. Die hoeveelheid informatie is beperkt, maar in sommige gevallen is het al teveel. Als zowel teller als noemer beweeglijke grootheden, zoals omzet, zijn, zegt het kengetal weinig omdat het veel toelichting behoeft. Het is beter te kiezen voor één stabiele teller of noemer. Het kengetal 'Omzet per vierkante meter winkeloppervlak' bijvoorbeeld voldoet hieraan.

Dit mag u in de komende hoofdstukken verwachten.

2  Welke kengetallen kiest u?

U bepaalt zelf welke kengetallen u gebruikt. U kiest op basis van de grootste posten, uw bedrijfstype, uw persoonlijke voorkeuren en het doel van de kengetallen. Vaak is het nodig dat u ze aanvult met verklarende kengetallen en dat u uw keus toetst op werkbaarheid.

3  Vooruitkijkende kengetallen

Terugkijken is vanzelfsprekend, maar vooruitkijken helpt u problemen te voorkomen. Er zijn drie soorten kengetallen, waarmee u kunt vooruitkijken; het doortrekken van trends, het meten van uw prestatiemotoren en het meten van de eerste schakel in een keten van aktiviteiten.

4  Kengetallen over risico-management

Door de grote dynamiek wordt risico-management steeds belangrijker. Maar welke risico's pakt u het eerst aan? Risico's kunt u volgen en beoordelen met de RPN-matrix (Risk Priority Number) en met afzonderlijke kengetallen voor uw grootste risico's.

5  Kengetallen over kosten

In dit hoofdstuk laten we u een groot aantal kosten-kengetallen zien. Welke het meest geschikt zijn hangt van uw kosten-doel(en) af. Een groep kengetallen meet niet de kosten zelf, maar veroorzakers van kosten. Een tweede groep meet de hoogte van kosten. De derde groep meet de produktiviteit (doelmatigheid, capaciteitsbenutting) van uw kosten. Een vierde groep meet de samenstelling.

6  Financiële kengetallen

Financiële resultaten zijn goed te meten. We bespreken welke u kunt gebruiken voor de beloning van financiers, voor de beheersing van financiele risico's en de beheersing van vaste activa en werkkapitaal. En u ziet hoe strategie en levensfase de keuze van kengetallen beïnvloeden.

7  Kengetallen over uw bedrijfsprocessen

Uw bedrijfsproces is het hart van uw bedrijf. Het is een afweging van vijf dimensies die u met kengetallen kunt meten.

8  Innovatie-kengetallen

Innovatie-initiatieven zijn voor de toekomst belangrijk, maar weinig bedrijven gebruiken kengetallen om projecten tussentijds bij te sturen.

Er zijn veel meer goede kengetallen dan ik hier kan beschrijven. Om overzicht te houden heb ik me beperkt. Maar laat u zich niet beperken. Experimenteer gerust met zelfontwikkelde kengetallen; iedere organisatie is uniek, dus inzicht verschaffen is altijd maatwerk.

Ik gebruik de term 'kengetal', maar in de praktijk wordt dit ook 'indicator' of 'key performance indicator' (KPI) genoemd.

De hoofdstukken 2, 3 en 4 vindt u hier :

Meer overzicht met KPI's

---